双语会计事务所的客户文件门户

场景

一家中型奥克兰会计事务所,客户主要是华人中小企业 —— 餐饮、小超市、进出口、小零售。典型的年度节奏:

• 每年 3-4 月,事务所邮箱被 GST 申报、所得税文件、工资单淹没 —— 中文、英文,有时是手机拍的手写单子。
• 客户通过多段消息、Gmail 附件、纸质递交发过来。关键文件丢失或重复。
• 事务所按单笔固定费用收费,但整理杂乱提交的变动成本吞噬利润。

这个案例说明的是,针对这种形态的事务所,我们能远程交付什么。

我们搭建什么

一个双语客户门户,每个中小企业客户有自己的安全工作区:

• 上传收据、银行对账单、发票。AI 自动分类每份文件(GST 发票、工资单、费用、资产、收入单等),提取金额、日期、供应商是否注册 GST。常见单据类型准确率高,不确定的标红交人复核。
• 每次申报的"缺件清单"(例如"还缺你 2 月的银行对账单")。
• 双语截止日期日历和提醒(GST、暂缴税、FBT 等),按客户语言偏好推送。

事务所后台:

• 从分类后的文件自动拟出 GST 申报单。会计审阅、编辑、签字确认 —— 不再一行行从扫描件里敲数据。
• 客户在用 Xero 的,实时拉 Xero 数据同步。
• 自动生成双语委托书、费用通知、新客户入职包。

AI 做什么、不做什么

AI 负责的是过去占掉一个助理一整周的枯燥、高频首轮分类。它不做的:

• 不签字。 会计审阅后签字。
• 不给税务建议。 它只给文件打标签、提取金额,不告诉客户应该抵扣什么、结构应该怎么设。
• 不自动向 IRD 提交。 提交永远是人工操作。

最终效果是:过去每客户几小时的录入工作,压缩到几分钟的复核,会计腾出时间做真正的咨询服务。

部署方式

• 云端(默认):部署在我们的 NZ 境内基础设施上。
• 本地部署:打包成 Docker Compose,装在事务所自己的服务器上。客户财务数据不出事务所本地网络 —— 对有过敏感数据讨论的事务所,这通常是决定性因素。

Xero API 集成基于客户自己的 OAuth 授权 —— 我们不存储客户 Xero 凭证,每个客户单独授权。

定价

按需报价。免费 30 分钟沟通后出书面固定报价。典型交付周期 4-8 周,取决于要覆盖几类文档、是否要 Xero 集成、是否要银行对账单 OCR 等。